Arbeiten im Homeoffice wird zur Telearbeit
Durch die COVID-19-Pandemie ist das Arbeiten im Homeoffice zur Notwendigkeit geworden und hat seitdem in vielen (vor allem dienstleistenden) Berufen nicht an Attraktivität verloren. Während diesbezüglich bereits in der Vergangenheit besondere (steuerliche) Regelungen bestanden (Stichwort Homeoffice-Pauschale oder Werbungskosten für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar), kommt es ab 1.1.2025 zu weiteren Änderungen.
Durch das unlängst beschlossene Telearbeitsgesetz kommt es zur Ausweitung der bestehenden Regelungen zum Homeoffice auf den umfassenderen Begriff der Telearbeit. Dabei wird der räumliche Anwendungsbereich des Homeoffice i.S.d. eigenen Wohnräumlichkeiten des Arbeitnehmers ausgedehnt auf die Räumlichkeiten eines nahen Angehörigen (bzw. Lebenspartners) aber auch auf (Internet)Cafés oder Co-Working-Spaces. Ebenso ist zukünftig Homeoffice bzw. Telearbeit im Park oder an Ferienorten möglich, wodurch der gewünschten bzw. gelebten Flexibilität in der Wahl des Arbeitsortes Rechnung getragen wird.
Wie schon bisher ist es für das generelle Vorliegen von Homeoffice bzw. Telearbeit (i.S.d. AVRAG) notwendig, dass Telearbeit regelmäßig erbracht wird. Erfolgt die Arbeitsleistung nur ausnahmsweise bzw. lediglich im Anlassfall außerhalb des Unternehmens, liegt keine Telearbeit vor. Der erweiterte Anwendungsbereich gilt für ab 1.1.2025 abgeschlossene Vereinbarungen – bestehende Homeoffice-Vereinbarungen bleiben unberührt (sie können jedoch um weitere Arbeitsorte ergänzt werden). Zwei für die Praxis besonders relevante Aspekte werden nachfolgend umfassender erläutert.
Gesetzliche Unfallversicherung – Unterscheidung beim Wegunfall
Im Gegensatz zum Telearbeitsplatz selbst, bei dem – genauso wie im Homeoffice – stets Unfallversicherungsschutz gegeben ist, ist zukünftig bei Wegunfällen zwischen „Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn“ und „Örtlichkeiten von Telearbeit im weiteren Sinn“ zu unterscheiden. Das ist bedeutsam, da Unfallversicherungsschutz nur bei Wegunfällen am Weg von und zu Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn besteht.
Wird die Telearbeit in Wohnungen bzw. Räumlichkeiten von nahen Angehörigen bzw. in so genannten „Co-Working-Spaces“ durchgeführt, so handelt es sich dabei um Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn, sofern sie sich in der Nähe zur Wohnung des Versicherten oder seiner eigentlichen Arbeitsstätte (sofern nicht „remote“ gearbeitet wird) befinden. Alternativ sind die Voraussetzungen auch dann erfüllt, wenn die Entfernung von der eigenen Wohnung zur Wohnung des Angehörigen/Lebenspartners (das Telearbeitsgesetz sieht eine abschließende Definition von Angehörigen vor) bzw. zum Co-Working-Space dem sonst üblichen Arbeitsweg entspricht. Überdies besteht auch bei Arbeiten wie bisher im Homeoffice (am Haupt – oder Nebenwohnsitz des Arbeitnehmers) Telearbeit im engeren Sinn. Hingegen handelt es sich um Telearbeit im weiteren Sinn, wenn an allen übrigen selbst gewählten Örtlichkeiten gearbeitet wird und diese nicht als Telearbeit im engeren Sinn gelten. Diese Differenzierung kann zukünftig dazu führen, dass z.B. das Arbeiten in einem Café zwar selbst vom Unfallversicherungsschutz umfasst ist, jedoch nicht der Weg dorthin bzw. von dort zurück.
Erhöhte Anforderungen an die Geltendmachung steuerlicher Begünstigungen
Bereits seit 2022 ist es möglich, Werbungskosten bis zu 300 € für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar geltend zu machen, wenn jährlich an mindestens 26 Tagen die Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice (zukünftig im Rahmen der Telearbeit) ausgeübt wird. Weitere Voraussetzung ist, dass keine Ausgaben für ein Arbeitszimmer steuerlich berücksichtigt werden. Außerdem kann für maximal 100 ausschließliche Homeoffice-Tage vom Arbeitgeber ein lohnsteuer-, sozialversicherungsbeitrags- und lohnnebenkostenfreies Homeoffice-Pauschale ausbezahlt werden (à 3 € pro Tag ergeben maximal 300 € pro Jahr). Gewährt der Arbeitgeber kein solches Pauschale oder nur einen geringeren Betrag, können Differenzwerbungskosten vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden.
Neben begrifflichen Änderungen ist zu beachten, dass trotz der räumlichen Ausdehnung durch den Begriff der Telearbeit die Werbungskosten für Investitionen in ergonomisch geeignetes Mobiliar nur bei Anschaffungen für die eigene Wohnung in Anspruch genommen werden können. Erhöhte Anforderungen bestehen zukünftig darin, dass beide steuerlichen Begünstigungen nur dann zustehen, wenn die Telearbeitstage samt ausbezahltem Pauschale durch den Arbeitgeber am Lohnzettel bzw. in der Lohnbescheinigung ausgewiesen sind. Bisher war es bei fehlendem Ausweis am Lohnzettel für Arbeitnehmer möglich gewesen – basierend auf einem BFG-Judikat – alternative Nachweise für die geleisteten Telearbeitstage (Homeoffice-Tage) im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung zu erbringen. Ab dem Kalenderjahr 2025 ist dies nicht mehr möglich.
BFG erneut zur Umsatzsteuerpflicht bei entgeltlicher Überlassung einer Patientenkartei
Das BFG hatte sich unlängst (GZ RV/7105211/2018 vom 9.4.2024) mit der Frage auseinanderzusetzen, ob der Verkauf der Patientenkartei durch eine Ärztin an ihren Nachfolger umsatzsteuerfrei zu behandeln ist oder nicht. Während das Finanzamt der Ansicht war, dass eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung vorliegt, wollte die Steuerpflichtige die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG geltend machen bzw. allenfalls jene nach § 6 Abs. 1 Z 26 UStG.
Das BFG setzt sich im Rahmen seiner Entscheidungsfindung mit beiden potenziellen Befreiungen auseinander. Entsprechend der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie sind Umsätze aus Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, sofern sie von ärztlichen und arztähnlichen Berufen durchgeführt werden, von der Umsatzsteuer befreit. Darunter versteht man nicht nur Leistungen zur Diagnose, Behandlung und, soweit möglich, zur Heilung von Krankheiten oder Gesundheitsstörungen, sondern auch ärztliche Leistungen, die zum Zwecke der Vorbeugung von Krankheiten erbracht werden.
Dem VwGH folgend fallen nur solche Tätigkeiten unter die Steuerbefreiung gem. Z 19, die durch das „Ärztegesetz 1998“ abgedeckt sind. Dabei handelt es sich insbesondere um Untersuchungen auf das Vorliegen von körperlichen und psychischen Krankheiten oder Störungen etc., die Beurteilung und Behandlung solch krankhafter Zustände, die Vorbeugung von Erkrankungen, die Verordnung von Heilmitteln bzw. Heilbehelfen usw. Folglich bilden die im Ärztegesetz genannten Tätigkeiten den eigentlichen Gegenstand eines ärztlichen Unternehmens. Davon abzugrenzen sind jene (Hilfs-)Geschäfte, die der Unternehmer zur Förderung, Aufrechterhaltung und Fortführung sowie zur allfälligen Auflösung des Unternehmens tätigt. Dem BFG folgend ist die Veräußerung gesammelter Patienteninformationen in Form einer Patientenkartei nicht dem Kernbereich der ärztlichen Tätigkeit zuzurechnen – sie stellt hingegen ein Hilfsgeschäft dar. Daher kann der Verkauf der Patientenkartei nicht nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG steuerfrei sein, weil es sich um keinen Umsatz aus Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der ärztlichen Tätigkeit durchgeführt werden, handelt, sondern um ein nicht steuerfreies Hilfsgeschäft.
Unter Umständen kann ein solches Hilfsgeschäft nach § 6 Abs. 1 Z 26 UStG steuerfrei sein, wobei dieser Tatbestand die Lieferung eines Gegenstands voraussetzt. Jedoch ist bereits einem früheren VwGH-Erkenntnis folgend und entgegen den Umsatzsteuerrichtlinien, aber in europarechtskonformer Interpretation, die Übertragung eines Kundenstocks als sonstige Leistung und nicht als Lieferung zu beurteilen. Da der wirtschaftliche Gehalt des Kaufes der Patientenkartei im Erwerb von Informationen über Patienten liegt (nicht körperlicher Gegenstand), ist von einem Umsatz aus einer Dienstleistung und somit einer sonstigen Leistung auszugehen.
Da folglich auch diese Befreiung im vorliegenden Fall nicht greift, ist dem BFG folgend der Verkauf der Patientenkartei umsatzsteuerpflichtig. Zweck des Verkaufs des Patientenstocks ist die Aufrechterhaltung bzw. Fortführung der Facharztpraxis. Die weitergegebenen Informationen im Patientenstock stellen eine Hilfe für die reibungslose Ordinationsfortführung dar. Der Verkauf ist eine sonstige Leistung und demnach ein Hilfsgeschäft zur ärztlichen Tätigkeit – die genannten umsatzsteuerlichen Steuerbefreiungen kommen nicht zur Anwendung. Die Lieferung des Datenträgers (i.S.d. Übergabe der Patientenkartei) ist als eine unselbständige Nebenleistung der sonstigen Leistung zu sehen – eine Befreiung für diese Lieferung i.S.v. Z 26 kommt daher nicht in Betracht.
Genauso hatte bereits das BFG im Jahr 2014 (siehe dazu KI 06/14) wie auch im Jahr 2016 (siehe dazu KI 10/16) entschieden. Beide Male wurde vom BFG entschieden, dass es sich bei der Übertragung einer Patientenkartei um eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung handelt. Für den regelmäßig nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Arzt als Erwerber der Patientenkartei führt die Umsatzsteuerpflicht der Übertragung typischerweise zu einem Kostenfaktor.
Steuertermine für Herabsetzungsanträge und Anspruchsverzinsung
Wie jedes Jahr gilt es grundsätzlich, folgende Fristen zum 30. September 2024 bzw. ab 1. Oktober 2024 zu beachten:
Bis spätestens 30. September 2024 können (wie im Gesetz vorgesehen) noch Herabsetzungsanträge für die Vorauszahlungen 2024 für Einkommen- und Körperschaftsteuer beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wesentliche Bestandteile eines Antrags sind die schlüssige Begründung der gewünschten Herabsetzung der Vorauszahlung sowie eine Prognoserechnung, in der das voraussichtliche Einkommen nachgewiesen werden kann. Um eine Nachzahlung im Zuge der Veranlagung 2024 oder Anspruchszinsen zu vermeiden, sollte die Prognoserechnung jedenfalls realistisch gestaltet sein.
Stichwort Anspruchszinsen: mit 1. Oktober 2024 beginnen für die zu diesem Zeitpunkt noch nicht bescheidmäßig veranlagten ESt- oder KSt-Ansprüche des Veranlagungsjahres 2023 Anspruchszinsen zu laufen. Da der Basiszinssatz aktuell 3,88 % beträgt, beläuft sich der Anspruchszinssatz auf 5,88 %. Bekanntermaßen ist er mit 2 % über dem Basiszinssatz festgesetzt. Die Anspruchsverzinsung gleicht Zinsvorteile bzw. Zinsnachteile aus, welche durch die spätere Bezahlung der Nachforderung bzw. durch das spätere Wirksamwerden der Gutschrift in Abhängigkeit von dem Zeitpunkt der Steuerfestsetzung entstehen.
Der Problematik der Nachforderungszinsen (negative Anspruchsverzinsung) kann regelmäßig dadurch entgangen werden, indem vor dem 1. Oktober (2024) eine Anzahlung an das Finanzamt in Höhe der erwarteten Nachzahlung geleistet wird. Wurde dies bislang verabsäumt, so tritt trotzdem keine Belastung ein, solange die Nachforderungszinsen 50 € nicht übersteigen. Im Übrigen können Anspruchszinsen maximal für einen Zeitraum von 48 Monaten festgesetzt werden – Relevanz hat dies z.B., wenn ein mehrjähriges Beschwerdeverfahren verloren geht. Zwecks Vermeidung von Anspruchszinsen ist es unter Umständen ratsam, noch vor Ablauf des vor allem von der erwarteten Nachforderung abhängigen „zinsenfreien Zeitraums“ eine entsprechende Zahlung an das Finanzamt zu leisten (Bezeichnung „E 1-12/2023“ bzw. „K 1-12/2023“). Dennoch anfallende Anspruchszinsen sind steuerlich nicht abzugsfähig. Anspruchszinsen können auch Gutschriftszinsen sein, welche nicht steuerpflichtig sind. Schließlich ist noch zu beachten, dass durch (zu) hohe Vorauszahlungen keine Zinsen lukriert werden können, da Guthaben wie Rückstände auf dem Abgabenkonto von der Verzinsung ausgenommen sind.
Frist für Vorsteuerrückerstattung aus EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2023
Am 30. September 2024 endet die Frist für österreichische Unternehmer, die Vorsteuern des Jahres 2023 in den EU-Mitgliedstaaten zurückholen wollen. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Fallfrist – Anträge, die nicht oder nicht vollständig bis zum Ende der Frist eingelangt sind, werden abgelehnt. Die Anträge sind dabei elektronisch über FinanzOnline einzureichen. Die österreichische Finanzverwaltung prüft den Antrag auf Vollständigkeit und Zulässigkeit und leitet diesen an den zuständigen Mitgliedstaat weiter. Eine Vorlage der Originalbelege (bzw. Kopien davon) ist im elektronischen Verfahren nicht vorgesehen, außer das erstattende Land fordert dies gesondert an. Die einzelnen EU-Mitgliedstaaten können ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 € (bei Kraftstoffrechnungen ab 250 €) die Vorlage von Rechnungskopien verlangen.
Die Bearbeitung des Antrags ist vom Erstattungsstaat grundsätzlich innerhalb von vier Monaten durchzuführen. Bei einer Anforderung von zusätzlichen Informationen verlängert sich dieser Zeitraum auf bis zu acht Monate. Der Erstattungszeitraum muss grundsätzlich mindestens drei Monate und maximal ein Kalenderjahr umfassen – weniger als drei Monate dürfen nur beantragt werden, wenn es sich um den Rest eines Kalenderjahres (z.B. November und Dezember) handelt. Neben dem Erstattungszeitraum sind auch noch davon abhängige Mindesterstattungsbeträge zu beachten. Bei einem Kalenderjahr gelten 50 € und bei drei Monaten 400 € als Mindestbeträge. Wenngleich Frist und Antragsmodus für alle EU-Mitgliedstaaten gleich sind, ist zu beachten, dass regelmäßig von Land zu Land unterschiedliche steuerliche Bestimmungen hinsichtlich Art und Ausmaß der Vorsteuerrückerstattung vorliegen können. Beschränkungen betreffen dabei regelmäßig u.a. Verpflegungs- und Bewirtungsaufwendungen, Repräsentationskosten, PKW-Aufwendungen usw.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass die ausländischen Behörden manchmal beglaubigte Übersetzungen von Rechnungen und Verträgen verlangen und deshalb immer die Höhe der zu erstattenden Summe im Auge behalten werden sollte. Schwierigkeiten können auch vereinzelt bei der rechtzeitigen (elektronischen) Zustellung von Ergänzungsersuchen bzw. Bescheiden auftreten.
Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses per 30.9.2024
Etwa 200.000 betroffene Unternehmen müssen in Österreich ihren Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag offenlegen. Für die große Masse der Kapitalgesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag der 31.12. ist, muss daher die Offenlegung bis zum 30.9.2024 erfolgen. Die Offenlegung erfolgt durch elektronische Einreichung beim Firmenbuch, wobei die Daten in strukturierter Form – in der Regel als XML-Datei – via FinanzOnline übermittelt werden. Für große Aktiengesellschaften muss seit 1.7.2023 die Veröffentlichung auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes („EVI“) erfolgen, da mit der Einstellung des Amtsblattes der Wiener Zeitung die bisher dafür vorgesehene Veröffentlichung weggefallen ist.
Von der verpflichtenden elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) betroffen, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Bei entsprechenden Umsätzen unter 70.000 € ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer und „normale“ Personengesellschaften. Die Einreichung des Jahresabschlusses dürfen nicht nur Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, sondern auch u.a. Bilanzbuchhalter, Selbständige Buchhalter, Rechtsanwälte, Notare sowie vertretungsbefugte Organwalter des Unternehmens vornehmen. Mit der elektronischen Einreichung sind Gebühren verbunden. Bei nicht ordnungsgemäßer und somit auch bei verspäteter Einreichung drohen automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen. Die verspätete Einreichung (ob bewusst oder irrtümlich) ist in der Praxis übrigens gar nicht so selten. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa jedes achte Unternehmen in der Vergangenheit die Offenlegungsfristen nicht eingehalten hat.
Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und den Geschäftsführer/Vorstand selbst. Beginnend bei 700 € für jeden Geschäftsführer/Vorstand kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von 700 €, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen 2.100 € zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar 4.200 €.
